Prečo používať Google Apps s vlastnou doménou namiesto osobného Gmail účtu

Napísané , autor:

Od spustenia Gmailu milióny z nás chytili bezplatné Gmail adresy a s nimi aj súvisiace kalendáre, dokumenty a nasledujúce hlasové a ďalšie aplikácie. Osobné domény sú lacné. Vytvorenie vase.meno@vasa.firma.sk adresy pre použitie s Google Apps je ľahšie ako inokedy. Dnes sa zameriame na hlavné rozdiely medzi Gmailom a Google Apps.

google-apps-vs-gmail-google-plus

Správa účtov

Gmail aj Google Apps umožňujú spravovať vlastný účet – Google Account profil a to:

  • zmeniť heslo,
  • zmeniť obrázok k účtu,
  • editovať detaily kontaktu.

Google Apps používatelia, ktorí majú administrátorské práva, majú naviac možnosť v Admin konzole:

  • vytvoriť nového používateľa pod vlastnou doménou,
  • editovať profil spoločnosti,
  • editovať profil všetkých používateľov,
  • prideľovať práva používateľom,
  • prideľovať používateľom aliasy – daľšie mailové adresy nad svojou doménou,
  • vytvárať skupiny a prideľovať do nich používateľov,
  • povoliť alebo zamietnuť prístup používateľov k jednotlivým aplikáciám,
  • spravovať predplatné Google Apps.

Kontakty

Kontakty v Gmaili či v Google Apps majú možnosť nastavenia synchronizácie s rôznymi zariadeniami. Najužitočnejšia je online synchronizácia s mobilnými zariadeniami. Ak máte nastavenú túto synchronizáciu, tak už nikdy neprídete o svoje kontakty, ani keď sa vám telefón pokazí, alebo ho stratíte.

Google Apps používatelia majú naviac možnosť zdieľania zoznamov kontaktov s používateľmi v tej istej doméne. Takto je možné vytvoriť spoločný zoznam kontaktov, alebo firemný telefónny zoznam. Stačí, že kontakt do zoznamu vloží jeden z používateľov a ostatní majú k nemu prístup.

Vyhľadávanie v dokumentoch

Pre vyhľadávanie v Google dokumentoch sa používa rovnako kvalitný robot, aký vám pomáha hľadať cez Google na webe. Pre používateľov Gmailu hľadá medzi vašimi dokumentami a dokumentami, ktoré sú zdieľané s Vami. Pre Google Apps používateľa má navyše možnosť vyhľadávať nad zverejnenými dokumentami všetkých používateľov vašej domény.

Možnosti viditeľnosti dokumentov

Pre každý dokument je možné okrem nastavenia zdieľania pre konkrétnych používateľov alebo skupiny aj možnosť nastaviť viditeľnosť dokumentu.

Pre Gmail užívateľov sú to:

  • verejné na webe,
  • pre každého s linkom,
  • privátne (len pre používateľov, ktorí sú nastavení v zdieľaní).

Pre Google Apps používateľov je to:

  • verejné na webe,
  • pre každého s linkom,
  • vyhľadateľné na mojej doméne,
  • na mojej doméne s linkom,
  • privátne (len pre užívateľov, ktorí sú nastavení v zdieľaní).

Obmedzenie zdieľania

Administrátor môže nastaviť možnosti zdieľania, napríklad môže zakázať používateľom zdieľať dokumenty mimo domény. Administrátor môže zároveň zakázať nainštalovanie Google Drive software, čím zabráni sťahovaniu dokumentov na lokálny disk používateľa.

Dokúpenie dodatočného diskového priestoru

Každý používateľ Gmail alebo Google Apps si môže dokúpiť dodatočný diskový priestor. Administrátor Google Apps môže dokúpiť diskový priestor pre celú firmu, Gmail používatelia takúto možnosť nemajú.

Zdieľaný priestor pre Gmail používateľa má veľkosť 15 GB pre maily, dokumenty a fotky v Google+.

Základný zdieľaný priestor pre Google Apps používateľa má veľkosť 30 GB pre maily, dokumenty a fotky v Google+.

Galéria šablón dokumentov

Vytváranie dokumentu v Google Docs nemusí vždy začínať od nuly. Pre nový dokument môžme zvoliť jednu z mnohých šablón. Gmail používateľ si môže zvoliť z verejných šablón na webe, alebo z vlastných šablón. Google Apps používateľ má naviac možnosť vybrať si z verejných firemných šablón.

Google Apps Marketplace

Používatelia Google Apps majú na rozdiel od používateľov Gmail účtu prístup do Google Apps Marketplace. Jedná sa o obchod s veľkým množstvom aplikácií tretích strán, ktoré sú integrované s Google Apps a neuveriteľným spôsobom rozširujú možnosti Google Apss. Príkladom sú:

Budúcnosť e-mailovej adresy , ktorú môžte ovládať

Pre paranoikov je to desivé, ale je to pravda: Je možné, že Gmail nemusí byť vždy najlepšou mailovou službou na svete. Môžno prídu dvaja hackeri z garáže, ktorí vymyslia novú mailovú službu.  Alebo sa môžte jedného dňa rozhodnúť že Yahoo má viac z toho, čo potrebujete, alebo že dosah Googlu do vašich dát je príliš hlboký.

Mali by ste mať mailovú adresu, ktorá je rovnako prenosná ako vaše mobilné číslo, čo znamená, že môžete prepínať medzi poskytovateľmi mailových služieb bez straty aktuálnej adresy. S vašou adresou meno.priezvisko@gmail.com tu táto možnosť naozaj nie je. S vašou osobnou doménou je.

Možnosť prenosu sa stane robustnejšou, keď môžete ovládať svoju ​​vlastnú doménu a už nikdy nebudete musieť posielať jednu z tých „click – and – Pray “ správ: „Ahoj všetci, v priebehu času som zmenil svoju e-mail adresu ! “

S Google Apps nainštalovanom na vlastnej doméne vaše dáta stále bežia cez servery Google,  ale zaručujú prenositeľnosť. Ak to začne vyzerať tak, že bude potrebná zmena, máte zadné vrátka, ktorými môžete vykročiť von a udržiavať svoju identitu inde. Veľkou výhodou používania vlastnej domény je to, že nie ste viazaný na niektorého z poskytovateľov mailových služieb. Môžete si  presunúť svoju doménu na iného mailového poskytovateľa, kedykoľvek budete chcieť .